Chefsutbildning med medarbetarsamtal
Utvecklingssamtal, planeringssamtal, medarbetarsamtal – kärt barn har många namn. Genom åren har begreppen varierat för cheferna. Samtalet är en systematiserad dialog mellan chef och medarbetare och det ska äga rum minst en gång per år. Från att samtalet tidigare har varit inriktat på den enskilde medarbetarens prestationer, så är det idag ett viktigt tillfälle när chef och medarbetare utbyter tankar om verksamheten och samtalar om vad som kan utvecklas på arbetsplatsen och i själva arbetet som utförs. gå gärna vår chefsutbildning för ny chef, där får du nyttiga kunskaper om medarbetarsamtalet.
Medarbetarsamtalet – ett viktigt verktyg
Medarbetarsamtalet är ett viktigt verktyg för chefen för att förmedla organisationens visioner, värderingar och övergripande mål till medarbetarna. Samtalet blir på så sätt en del i organisationens verksamhetsplanering. Så hur gör du då? Det finns flera kurser och chefsutbildningar som tar upp medarbetarsamtal. Börja med att gå en sådan. Där lär du dig att planera dina samtal som chef och leda ett medarbetarsamtal. Du får en modell som du kan följa, men ofta har varje organisation egna mallar för medarbetarsamtalen efter sina egna förutsättningar.
Syftet med samtalet
Syftet med medarbetarsamtal är först och främst att sätta tydliga mål för medarbetaren, följa upp och koppla resultatet till den individuellt satta lönen. Ni diskuterar igenom prestationer och om målen sedan förra samtalet har blivit nådda. Om inte, ta en stund och prata igenom varför. Fånga upp signaler om sådant som kanske inte fungerar eller som kan bli gjort på ett annat sätt. Glöm inte att prata om framtiden. Hur ser medarbetaren på sin framtid i gruppen, på enheten och även i företaget?
Praktiskt att göra före medarbetarsamtalet
Börja med att boka en tid för mötet. 60-90 min är normalt men var flexibel här. Se inte på medarbetarsamtalet som något nödvändigt ont som ni snabbt ska klara av. Välj en ostörd plats så att mötet och skapa en avspänd atmosfär för mötet. Tänk speciellt på att bygga upp ett förtroende så att medarbetaren öppnar sig under samtalet. Skicka en dagordning med förslag till innehåll i god tid före mötet. Ta emot eventuella synpunkter och korrigera om det är nödvändigt.
Så gör du under samtalet
Under medarbetarsamtalet är det viktigt att du lyssnar aktivt på medarbetaren, även på besvärliga medarbetare. Notera vad som blir sagt om dagliga arbetsuppgifter och önskemål om förbättringar. Uppmuntra medarbetaren att öppet ge sin syn på verksamheten och på hur de uppsatta målen ska bli nådda. Lämna viktig företagsintern information så att medarbetar klart uppfattar organisationens och enhetens mål. Notera information om utvecklingen av den anställdes arbetsuppgifter och ge feedback.
Skapa motivation till fortsatt arbete
En del av samtalet syftar till att se till att behålla medarbetaren i företaget, om det är vad alla parter vill. Skapa motivation för arbetsuppgifterna genom att uppmärksamma medarbetaren. Var därför som chef väl förberedd inför samtalet. Påpeka medarbetarens betydelse för organisationens verksamhet. Diskutera framgångsfaktorer och kompetensutveckling. Stimulera till snabba förbättringar och tveka inta att diskutera och pröva nya idéer.
Medarbetarsamtalet ska stimulera individens kreativitet för att genom nya uppslag snabbare nå målen. Fastställ därför individuella mål för medarbetaren. Chefen föreslår målen som sedan stäms av med medarbetarens mål. Justera eventuellt. Därefter fastställs målen och kvalitetssäkras. Bestäm samtidigt hur måluppfyllelsen ska bedömas, vilka kriterier som skall gälla, detta är jätteviktigt.
Checklista inför samtalet
Här är en enkel checklista inför medarbetarsamtalet:
- Fråga dig vad som är viktigast att få med i samtalet. Prioritera.
- Ett medarbetarsamtal kan rimligen inte innehålla allt. Undvik en lista med flera punkter.
- Samtalet får inte bli en intervju eller ett förhör.
- Förklara viktiga spelregler, till exempel information om företagsinterna affärshemligheter.
- Tänk på att medarbetarsamtalet skall återkomma med regelbundenhet, minst en gång per år.
- Fundera på om du som chef planerar förändringar i verksamheten som kan komma att påverka medarbetaren.
- Informera medarbetaren senast en vecka innan samtalet. Avsätt tid för medarbetarsamtalet, 60-90 minuter.
- Säkerställ att du och din medarbetare kan samtala ostört.
- Vilka är medarbetarens nyckelarbetsuppgifter?
- Har du kunskaper om medarbetaren för att genomföra ett medarbetarsamtal?
- Undvik löneförhandling i ett medarbetarsamtal. Lönediskussionen riskerar annars att överskugga allt annat under samtalet.
- Informera före mötet i stora drag vad du avser att ta upp.
- På samma sätt ber du medarbetaren tänka igenom vad som bör ingå i det kommande samtalet.
- Kom ihåg att det som tas upp under medarbetarsamtalet ska behandlas konfidentiellt.